Un nuevo Modelo de Atención en Oficinas Centrales de la Universidad

Publicado: 9 de mayo de 2022

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En el marco de la transformación del modelo de gestión; definido por la innovación de los procesos de trabajo, con foco en el desarrollo y cuidado humano; el Prorrectorado de Gestión (PRG) presentó el proyecto «Implementación de un nuevo Modelo de Atención y Refuncionalización edilicia del edificio de Oficinas Centrales» ante autoridades de Direcciones Generales y Divisiones centrales, integrantes de rectorado y de la Unidad Central de Comunicación. 

La actividad se llevó a cabo el martes 3 de mayo en la Sala de Conferencias de la Facultad de Ciencias Sociales. 

Local y global

Las palabras de apertura estuvieron a cargo de Luis Leopod, prorrector de Gestión, quien indicó que el propósito del proyecto es “(…) mejorar las interacciones con y entre las y los integrantes de la comunidad universitaria y con la comunidad en general. […] Esto es posible mediante la accesibilidad de la información, la formación, comunicación y transparencia.”

Indicó que se prevé consolidar el Modelo de Atención en Oficinas Centrales, y al mismo tiempo será socializado con los distintos ámbitos universitarios. Aquellos que manifiesten interés en avanzar con la implementación recibirán apoyo y asesoramiento. 

Por su parte, Patricia Kunsch, Directora de División de Secretaría de Oficinas Centrales, explicó que “(…) la instalación de un nuevo modelo nos invita a repensar la forma en que nos comunicamos, hacia adentro y hacia afuera, localmente y con el mundo”, por lo que resulta clave analizar y rediseñar cómo se desarrollan las distintas interacciones. 

Sobre la atención

El proyecto propone implementar un modelo de atención multicanal, con foco en la persona usuaria tanto interna como externa a la universidad, mediante la atención personalizada y el rediseño de servicios y trámites (en busca de la eficacia, eficiencia, agilidad, accesibilidad y transparencia). Asimismo, procura instaurar estrategias para facilitar el intercambio de un área de la Institución con cualquier persona usuaria, fortalecer el rol del personal de atención y realizar un máximo aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación. 

Lucía Laviano, referente de la línea estratégica Transformación organizativa del PRG, sostuvo que la propuesta “(…) es una deriva de los procesos de cambio que la Udelar viene atravesando hace ya un tiempo”. Indicó que se tienen en consideración las necesidades y demandas de las personas usuarias (trámites y servicios; información solicitada; sugerencias; consultas y reclamos) y los canales de atención.

A continuación, subrayó que son cuatro las dimensiones claves del proyecto: (re) diseño de infraestructura (comprende lo tecnológico, edilicio y mobiliario) y procesos (mediante el desarrollo de procedimientos, instructivos y protocolos de atención), comunicación (con base en el fortalecimiento de la marca Udelar) y desarrollo de capacidades (a través de la formación en competencias, habilidades e incorporación de herramientas).

“En lo que refiere a la atención presencial, vamos a iniciar por Oficinas Centrales y paralelamente en el Campus universitario Luisi Janicki; en lo virtual, pensamos en toda la Universidad”,  subrayó Laviano. 

Usos y espacios

Cecilia Hernández, por la Dirección General de Arquitectura, explicó que “(..) el espacio que habitamos influye en el desarrollo de nuestras prácticas. Debe facilitar el desarrollo de nuestra actividad, habilitar espacios de pienso y brindarnos bienestar”.

La refuncionalización edilicia del edificio de Oficinas Centrales implica realizar una actualización edilicia que se adapte a los modos de producción actuales y que sea flexible para brindar condiciones de trabajo óptimas. Asimismo, indicó Hernández, requiere realizar el aprovechamiento máximo de la estructura que presenta el edificio para garantizar flujos y espacios confortables para llevar adelante las actividades diarias. 

Para ello, se prevé trabajar en materia de reformas estructurales, acondicionamiento del espacio, mejoramiento del mobiliario, adecuación de la luminaria, infraestructura eléctrica, señalética y accesibilidad universal, entre otros aspectos.

Para finalizar, y luego de un intercambio entre las y los participantes, Leopold acotó: 

“La perspectiva de pensar la conducción universitaria, en los roles que nos tocan, tiene que ver con el plano de lo tangible y lo intangible. Lo intangible se vincula con las capacidades, el saber hacer, lo cultural y las tecnologías —hay que verlo y estar dispuesto a vivir—, y un plano de lo tangible, referente a las plantas físicas y sus usos.”