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Proceso de compras en la Udelar, hacia la mejora continua
Publicado: 10 de septiembre de 2021
En el marco de las acciones desarrolladas por el proyecto “Mejora de Procesos de la Udelar”, integrado por diversos ámbitos jerárquicos1, el 3 de setiembre de 2021 se llevó a cabo el primer “Taller sobre el procesos de compras”. La jornada se realizó en el Aulario del Área Social y Artística, teniendo en cuenta los recientes comunicados del rector de la Universidad sobre el retorno a la presencialidad. Participaron representantes de diversos servicios universitarios.
El objetivo del taller fué analizar las buenas prácticas y las principales dificultades del proceso de compras, así como fomentar el intercambio entre las y los presentes sobre las distintas experiencias en cada uno de los servicios. Estuvo conducido por Liza Arén (Facultad de Ciencias Económicas y de Administración) y Mónica Blanco (Escuela de Nutrición), ambas especialistas en la temática de mejora continúa de procesos.
La actividad inició con palabras de bienvenida a cargo de Cyntia Buffa, integrante del equipo de trabajo del Prorrectorado de Gestión y referente por la línea estratégica Tecnologías de gestión y Gobierno abierto. Tras celebrar la cercanía, Buffa agradeció a las y los participantes y explicó la dinámica de la jornada que llevarían adelante Arén y Blanco.
Dinámica de trabajo
Las especialistas presentaron los cometidos del taller y las consignas sobre las cuales trabajar. Se generaron cuatro subgrupos en los que trabajaron con la consigna de identificar las debilidades y oportunidades de mejora para cada etapa del proceso de compras de acuerdo a su práctica y conocimiento.
Como temas relevantes y transversales, al momento de socializar lo conversado en cada uno de los grupos, se mencionó la necesidad de implementar un sistema común e integrado, la relevancia de la capacitación de las personas que llevan a cabo las tareas vinculadas al proceso, y la necesidad de establecer procedimientos claros de comunicación entre las partes involucradas.
Coincidieron en la importancia de generar instancias de intercambio entre pares al darse cuenta que a diario enfrentan los mismos desafíos, considerando que el trabajo colaborativo y articulado redunda en beneficios para los servicios y la Udelar toda.
A continuación, se informó sobre las futuras actividades que se llevarán a cabo para dar continuidad, profundizar sobre los temas tratados y avanzar en la normalización del proceso de compras en la Udelar.
El material generado se sistematizará y compartirá con los actores clave a fin de generar insumos que oficien de base para el abordaje del proyecto.
