Ecosistema tecnológico enfocado al funcionariado universitario

Publicado: 13 de julio de 2021 - Última actualización: 18 de mayo de 2022

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El Comité del Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP), junto con el Prorrectorado de Gestión (PRG) llevaron a cabo, el pasado 22 de julio, el primer encuentro del “Ciclo de talleres: La importancia de los datos en SIAP”.

Sobre la propuesta

Las tareas de las Áreas de Personal y Contaduría de los diferentes servicios se han complejizado en el transcurso de los últimos años; tanto por la utilización de sistemas informáticos, como por el impacto que estos tienen sobre diversos aspectos en la vida de las y los funcionarios (académicos, laborales, futuro retiro, beneficios sociales propios y familiares, entre otros).

El rol del funcionariado que se desempeña en las áreas de Personal y Contaduría es de carácter colaborativo, trabaja en relación directa con las y los usuarios, por lo que debe capacitarse para dar respuesta a las consultas que se le plantean y asesorar en una amplia gama de trámites.

Bajo el entendido de que el desempeño de las y los funcionarios incluye requerimientos técnicos y una serie de principios y valores éticos comprometidos con el proyecto universitario, desde la Escuela de Gobierno de la Udelar, se procura generar un espacio intermedio entre el hacer cotidiano y la gestión, para aprender en conjunto y establecer prácticas compartidas y articuladas. 

El cometido del Ciclo es aportar elementos técnicos para comprender el alcance e implicancias que tienen las diferentes tareas que realizan y el manejo de datos para la organización y para la vida de las y los usuarios.

La importancia “del dato”

Las palabras de apertura estuvieron a cargo de Claudia Perrone (Directora General de Personal), quien explicó que “es necesario tomar conciencia y que se lo podamos transmitir a nuestros equipos de trabajo la repercusión, en formas muy diversas, que tiene el ingreso de datos en los sistemas informáticos.”

Este Ciclo de talleres apuesta a generar conciencia sobre la importancia de los datos que ingresamos en nuestro sistema y sobre el desafío que implica mantener la veracidad de cada dato “porque cambia la información que podemos construir a partir de ellos.”

Indicó que la propuesta se dirige a los cargos de conducción de Personal y Contaduría que se encuentran relacionados con la actividad operativa del SIAP, y que posteriormente se ampliará el público a fin de amplificar la formación. 

Ecosistema tecnológico enfocado al funcionariado universitario

Mariela De León (Directora del Servicio Central de Informática), explicó que “los componentes característicos de un ecosistema tecnológico son las personas, los medios físicos (hardware, software, redes, dispositivos) y un conjunto de flujos de información que establecen las relaciones entre los componentes de software y hardware, y las personas involucradas.” Se trata de un sistema de sistemas que debe garantizar estabilidad y al mismo tiempo evolución para su continuo aggiornamento. 

Los sistemas interactúan entre sí e interfieren, permiten que haya flujo de información en base a acuerdos de cómo “dialogan”. El actor que realiza la gobernanza de este ecosistema tecnológico aplicado a funcionarias y funcionarios de la Universidad es el Comité SIAP, integrado por la Dirección General de Personal, Dirección General de Administración Financiera, Dirección General de Auditoría Interna y el Servicio Central de Informática.

El ecosistema se nutre de dos grandes fuentes de datos: estudiantes y personal técnico, administrativo y de servicio (TAS), docentes, becarias y becarios y pasantes. Actualmente existen Sistemas de Recursos Humanos (SIAP, MAP, Certificaciones médicas); Sistemas Financieros (SIGI); Sistemas de apoyo a la enseñanza” (SGAE, Becas, EVA); Sistemas Documentales (EEXPE+, Aleph, Colibrí); Sistemas de información (Trébol); y otros (Agenda web, FormA, SIGEVA). 

La información

A continuación, Gabriela Rossa (Directora General de Administración Financiera), indicó que “el dato es un término que define un hecho, un evento, una transacción (…) por sí solo no aporta información”, afirmó que es importante la interrelación de los sistemas (internos y con organismos externos) ya que la información “se desprende del procesamiento de los datos y de la forma en que se comunican para que puedan ser entendidos.”

El proceso de análisis puede ser realizado por un sistema informático o por un mecanismo manual de interpretación: “la tendencia de la organización y a nivel internacional, es avanzar hacia la informatización de los procesos de trabajo”, subrayó Rossa. 

Toma de decisiones

Andrea García (Directora General de Auditoría Interna), afirmó que a efectos de contar con la información oportuna para la toma de decisiones a nivel de nuestro trabajo y a nivel de las autoridades y de los derechos de las y los funcionarios, es necesario migrar hacia sistemas interrelacionados.

“Cada vez más las organizaciones basan sus decisiones en la información que obtienen del análisis de grandes cantidades de datos. Los datos son imprescindibles para el diseño de políticas y estrategias eficaces”, afirmó García. Agregó, “el gran desafío para las organizaciones es conseguir dar significado a los datos y combinarlos para que cuenten una historia útil y con rigor sobre diferentes actores.”

Antes de dar paso al intercambio y espacio de consultas, se visualizó un video producido por Seciu, en el que mostraron el ecosistema tecnológico de la Udelar y la importancia del dato en el SIAP. A modo de conclusión, expresaron que el ecosistema es la base para el desarrollo de una gestión que incorpore e innove en tecnologías y procedimientos para facilitar la actividad y el movimiento de las y los funcionarios en la institución.