Definición de estrategias y participación de actores para la mejora de procesos de la Udelar

Publicado: 1 de octubre de 2021

El 20 de agosto se llevó a cabo la primera actividad propuesta en el marco del proyecto Comunidad de prácticas impulsado por el Prorrectorado de Gestión (PRG). En esta oportunidad, se realizó un taller de identificación de actores para el proyecto de Mejora de Procesos, cuyo cometido fue la generación de un mapa de actores. Dicho mapa aportará a la comprensión de las relaciones entre poder y liderazgo, y a la identificación y apropiación de los objetivos del Grupo de Mejora de Procesos de la Udelar, así como también a definir estrategias, establecer prioridades y analizar tendencias.

La conducción del taller estuvo a cargo de Franco Pisano, integrante del PRG y especialista en Diseño y Cambio Organizacional. Participaron también Lucía Laviano, referente de la línea estratégica «Transformación organizativa» del PRG; y Mónica Blanco y Liza Arén, integrantes del equipo coordinador del Grupo de Mejora de Procesos. Fueron convocados a esta instancia representantes de las áreas de compras y personal de la totalidad de los servicios universitarios.

Generación de capacidades en la organización

Lucía Laviano dio inicio a la jornada de trabajo, agradeció a las y los presentes y explicó que el objetivo de la actividad sería “poner en funcionamiento una metodología para articular diferentes actores de prácticas, procesos y funciones transversales de la gestión universitaria, identificar y definir una estrategia de participación de los actores clave que permita iniciar una mejora en los procesos de trabajo, y aprender de la experiencia para poder replicarla en otros procesos similares.”

Hizo referencia a la Comunidad de prácticas (CP), un proyecto que está dando sus primeros pasos y busca consolidar una red amplia, abierta y horizontal, integrada por equipos de gestión y grupos académicos especializados, con el cometido de articular experiencias de gestión universitaria, promover la coproducción y el aprendizaje conjunto de herramientas y procesos para avanzar en la mejora de la gestión universitaria integral. En este sentido, la CP propone colaborar a fin de “generar capacidad en la organización para seguir trabajando en la mejora de los procesos (…) y disponibilizar materiales teóricos y prácticos para consultar y compartir con el resto de la CP”, señaló Laviano.

Implementación de mejoras

Liza Arén y Mónica Blanco realizaron la presentación específica del proyecto «Mejora de Procesos de la Udelar» (acceda aquí a la noticia sobre el lanzamiento del proyecto). Explicaron que se trata de una iniciativa que le da continuidad al trabajo que ya se venía gestando desde algunos años, cuyo objetivo es identificar e implementar mejoras en los procesos de apoyo en Udelar, mediante la utilización de una metodología que involucre a los actores clave en el desempeño de las actividades propias del proceso.

“(…) tenemos que identificar actores claves con dos objetivos fundamentales: compartir su visión en relación a la gestión por procesos en la Udelar —porque son las y los experientes— y formar equipos de trabajo con el perfil indicado, de acuerdo a cómo vamos encaminando el proyecto”, sostuvo Blanco. Por su parte, Arén dijo que el proyecto es una “invitación a pensar de determinada manera cuando nos posicionamos frente al proceso que queremos mejorar.”

Indicaron que, luego de una serie de actividades preliminares —revisión de antecedentes, entrevistas, observación participante— se tomó la decisión de abordar en una primera etapa los procesos de compras y de toma de posesión de cargos

Mapear y gestionar

A continuación, Franco Pisano dio paso a la dinámica de taller y para ello explicó algunas definiciones básicas para unificar criterios. “tener cierto repertorio común de cómo llamar a las cosas, entender por qué se llaman así y qué intención y funcionalidad tienen”.

Para la gestión del cambio es necesario trabajar con personas, en esta metodología se las denomina “actores”, en el sentido de “protagonistas de una película que tenemos que estar diseñando y rodando continuamente”. La metodología de mapeo permite identificarlos, definir su grado de importancia e implicancia en cada una de las etapas del proyecto y definir cuál es la mejor estrategia para su participación. Asimismo, posibilita tener una referencia rápida, “los mapas nos permiten saber inmediatamente dónde estamos en un territorio”.

Pisano señaló que los actores pueden ser individuales o colectivos, y es necesario hacer aproximaciones sucesivas. “A medida que avanzamos en el proyecto lo hacemos naturalmente: identificamos a qué personas o colectivos tenemos que involucrar para lograr nuestros objetivos”. También se los clasifica en función de su rol: primarios “quienes se conectan directamente con el tema” y secundarios, “todo el ecosistema que los integra y los hace tener incidencia directa en el proyecto”.

Una vez mapeados los actores, se pasa a gestionarlos en función de la necesidad que tiene el proceso concreto “(…) saber qué rol deben cumplir, cómo los integro en el proyecto, de qué forma me comunico, los escucho, hago que tomen sus decisiones, etcétera”.

Seguidamente, Pisano dio paso a la dinámica de trabajo en dos subgrupos reducidos de participantes bajo la consigna de identificar quiénes son las y los individuos o grupos clave cuya participación es indispensable para el logro del propósito, objetivos y metas de la iniciativa a desarrollar. Luego de socializar el resultado, se dió paso a la segunda consigna del taller: segmentar los actores en base a las variables de impacto —“el cambio, ¿en qué medida les impacta?”—, e influencia, —“¿qué tanto influjo pueden tener en el devenir del proyecto o el proceso de mejora?—”.

Esta metodología permite definir las estrategias de gestión, a ser: pedir apoyo “para impulsar el cambio”, sensibilizarlos “manteniéndolos informados”, involucrarlos “mediante la atención a sus preocupaciones y haciéndolos partícipes del proceso” y/o comprometerlos “en el liderazgo de las ideas y cambios”, concluyó Pisano.

Esta actividad dió inicio a una serie de talleres y propuestas de trabajo. La actividad se vincula con las líneas estratégicas del PRG: Tecnologías de gestión y Gobierno abierto, Escuela de Gobierno y Transformación organizativa.